Als we het over fondsenwerving of een inzamelingsactie hebben en alle uitdagingen die het met zich meebrengt, zijn de meeste fondsenwervers het er wel over eens dat er niets moediger is dan persoonlijk om donaties vragen.
Iemand persoonlijk om een donatie vragen, heeft echter veel voordelen ten opzichte van andere fondsenwervingsmethoden zoals bijvoorbeeld een inzameling actie.
Inhoudsopgave
Wat maakt een inzamelingsactie tot een succes?
Er kunnen veel redenen zijn, maar experts op het gebied van fondsenwerving of een inzamelingsactie komen dit in de praktijk vaak tegen:
- Iemand persoonlijk ontmoeten helpt de fondsenwerver om een relatie op te bouwen met de toekomstige donateur op een manier, die geen enkele andere methode voor fondsenwerving of inzamelingsactie kan doen.
- Eén-op-één interactie zorgt voor een persoonlijke benadering.
- Het overeenkomen om elkaar persoonlijk te ontmoeten is al een indicator dat de beoogde donateur geïnteresseerd is om te doneren.
- Het is moeilijker om tijdens een persoonlijk contact ‘nee’ te zeggen.
Hoe start je een inzamelingsactie?
1. Zorg dat de basis goed is
Ga bij een persoonlijke fondsenwerving of een inzamelingsactie niet lukraak te werk, waardoor je mogelijk kostbare middelen voor de organisatie kunt verspillen, die beter elders kunnen worden uitgegeven.
Als eerste moet je de algemene context verduidelijken. Neem de tijd om de missie, de visie en de doelen van jouw organisatie te bekijken. Bekijk daarna jouw fondsenwerving in zijn geheel. Wat hoop je te bereiken met jouw fondsenwerving of inzamelingsactie? Wat is jouw algemene doel? Wie zal er kunnen profiteren van jouw fondsenwerving of inzameling actie?
Hoeveel geld moet je zien binnen te halen of hoeveel donateurs moet je werven?
Bekijk jouw vorige fondsenwervingscampagnes en jouw resultaten uit het verleden. Dit zal je helpen om realistische doelen te kunnen stellen.
Maak ook een gedetailleerd overzicht van de kosten, die aan jouw campagne zijn verbonden: financieel, tijd toegewezen personeel, reclame-/promotiekosten, leverancierscontracten, opstartkosten, etc. Reserveer een gedeelte van je budget voor innovatie en onvoorziene omstandigheden. Denk aan de medewerkers en hun vaardigheden.
Dit zal je helpen om de basisbeginselen goed te krijgen, ervoor zorgen dat een persoonlijke fondsenwervingscampagne of een inzameling actie zinvol is voor jouw non-profitorganisatie en de reikwijdte ervan helpen te bepalen.
Marc A. Pitman deelt op fundraisingcoach.com: “Eén van de handigste hulpmiddelen is een donatieraster. Een gratis online versie is te vinden op GiftRangeCalculator.com. Langdurige ervaring leert dat je minstens één donatie nodig hebt, die overeenkomt met 10% van het totaal. De volgende twee moeten gelijk zijn aan 5% van het totaal, enz. Om je doel van € 100.000 te bereiken, heb je dus minstens één donateur nodig die minimaal € 10.000 geeft. Ook leert de ervaring dat je 4 of 5 prospects nodig hebt om die donatie binnen te kunnen halen. Werk met het raster totdat je namen van prospects voor elk niveau hebt.”
Lees hier meer over het instellen en het behalen van fondsenwervende doelen.
2. Doe onderzoek
Voordat je met je beste smalltalk begint, is het van groot belang dat je wat onderzoek doet.
Stel je lijst met prospects samen. Begin met het toevoegen van degenen die je kent aan de lijst, bijvoorbeeld de bestuursleden en hun netwerken. Maak een lijst van mensen en bedrijven. Begin met degenen waarvan je vermoedt dat ze de capaciteit hebben, filantropisch zijn en/of ook geïnteresseerd zijn.
Doe daarna wat onderzoek naar de personen of de bedrijven die je aan jouw lijst met prospects hebt toegevoegd. Als je een software voor het screenen van vermogende personen gebruikt, kom je snel te weten of ze financieel in staat zijn om aan jouw non-profitorganisatie te doneren, en zo ja, hoeveel. Hebben ze in het verleden gedoneerd? Zo ja, aan welke organisaties hebben ze gedoneerd en hoeveel? Zijn ze op de hoogte van jouw organisatie en/of zijn ze geïnteresseerd in de sociale doelen zoals die van jou?
Op basis van dat onderzoek waarbij je elke prospect een score zou kunnen geven, kun je je inspanningen prioriteren.
Als je eenmaal de top 10/50/100 prospects hebt (het aantal hangt natuurlijk af van de grootte van jouw organisatie), ga je wat dieper op die toppers in. Leer zoveel mogelijk over hen door hun blogs, biografieën of interviews te lezen.
3. Bereid je pitch voor
Geweldige persoonlijke fondsenwerving gaat niet over het oefenen van een presentatie of over het uit je hoofd leren van een toespraak.
Het helpt echter wel om jouw eigen zaak, jouw waardevoorstel te leren kennen. Als je duidelijk bent waarom het werk van jouw organisatie ertoe doet, waarom het uniek is en waarom iemand geïnteresseerd zou moeten zijn om iets te doneren, kan dat als de zenuwen tijdens een bijeenkomst gaan opspelen van pas komen.
Ook al doneren mensen vaak bevlogen bij een inzamelingsactie, ze hebben nog steeds concrete informatie nodig om grote beslissingen te kunnen nemen (en persoonlijke fondsenwerving of een inzamelingsactie is vaak gericht op grote donaties).
Praat dus over hoe je de levens van jouw begunstigden kunt veranderen. Selecteer één of twee verhalen om het plaatje te kunnen schetsen en deel vervolgens de cijfers.
Bijvoorbeeld:
Anna heeft een jaar geleden ons programma voltooid. Tegenwoordig is ze nuchter en heeft ze een succesvolle bloemenwinkel.
Ze is slechts één van de honderden jonge mensen in Portland die we hebben geholpen – 800 om precies te zijn het afgelopen jaar.
Overweeg ook om een korte toelichting te geven over de bestaande strategische partnerschappen.
Maak gebruik van de informatie, die je hebt verkregen uit het onderzoek dat je hebt gedaan, zodat je je pitch persoonlijk kunt afstemmen op de prospect, zodat ze zich er betrokken bij voelen.
Ten slotte is het persoonlijk om donaties vragen ook een gesprek. Laat jouw ‘voorbereide’ informatie of pitch nooit centraal staan. Gesprekken moeten vloeiend gaan, dus luister actief en neem deel aan het gesprek. Pas hoe en wat je zegt aan, afhankelijk van wat jouw prospect met je deelt.
4. Oefening baart kunst
Niets nieuws en spannends hier. Dit is natuurlijk algemeen bekend: oefening baart kunst. Tegen de tijd dat je voor een prospect zit, heb jij je pitch natuurlijk goed geoefend en je vaardigheden opgepoetst.
Begrijp de onderwerpen waarover je moet spreken en jouw belangrijkste waardeproposities. Maak een lijst van de meest voorkomende bezwaren die je denkt tegen te kunnen komen en oefen ze om ze aan te kunnen pakken. Bepaal hoe je de vraag aanpast als het erop aankomt. Met dit in gedachten kun je tijdens de ontmoeting met jouw prospect beter gefocust en aanwezig zijn.
Vraag je collega’s om feedback. Lees meer over onderhandeling, verkoop, non-verbale en verbale communicatie en overreding.
Oefen voor de spiegel. Neem jezelf op en kijk dan de opname terug. Let op dingen die je zou kunnen verbeteren.
5. Blijf alert op je houding
Bij het persoonlijk vragen om donaties zal het vooruitzicht, in tegenstelling tot andere fondsenwervingsmethoden, worden beïnvloed door hoe je als persoon overkomt.
Besteed speciale aandacht aan je lichaamstaal en je stem. Zit recht maar wel ontspannen, confronteer je prospect. Gebruik je lichaamstaal om interesse te genereren.
Varieer het tempo, de pitch en de toon van jouw stem. Als je spiegelt, door bijvoorbeeld de lichaamstaal aan te passen en een vergelijkbare verbale stijl te gebruiken, creëer je met je prospect een emotionele band.
Duidelijke lichaamstaal is ontspannen en precies, zonder je in te houden of te controleren. Het ondersteunt spraak, bijvoorbeeld bij het benadrukken van belangrijke punten en spreekt het nooit tegen.
Ten slotte is bij fondsenwerving of een inzamelingsactie een positieve houding belangrijk. Als je in de veronderstelling dat je een ‘nee’ krijgt naar een bijeenkomst gaat, zul je die waarschijnlijk ook krijgen. Ga naar bijeenkomsten in de verondertstelling dat je een ‘ja’ krijgt en vraag er ook om.
6. Raak vertrouwd met een afwijzing
Hoewel het van vitaal belang is dat je een positieve houding aanneemt en een ‘ja’ krijgt wanneer je persoonlijk om een donatie vraagt, is het ook belangrijk dat je je voorbereidt op een ‘nee’.
Dit betekent niet dat je een ‘nee’ moet verwachten, maar wees er wel op voorbereid dat je een ‘nee’ kunt krijgen.
Ondernemers, verkopers en fondsenwervers moeten allemaal als ze uiteindelijk willen slagen een flinke dosis incasseringsvermogen en volharding cultiveren.
Fondsenwerving of een inzamelingsactie gaat, net zoals bij verkoop, vaak over het positief en gemotiveerd blijven na 10 ‘nee’s’ totdat er eindelijk een ‘ja’ komt.
Zelfs als je bij het vragen om een donatie ‘nee’ krijgt, bedank dan toch altijd je prospect voor zijn tijd. Probeer altijd te begrijpen waarom ze ‘nee’ hebben gezegd en vraag hen zo nodig om feedback over hoe jij de bijeenkomst hebt afgehandeld. Neem die feedback goed in je op en blijf je vragen verfijnen.
Vraag hen bovendien wanneer het een goed moment is om opnieuw contact op te nemen en de situatie opnieuw te evalueren. Blijf in contact met hen, maar respecteer hun wensen en val ze vooral niet lastig.
7. Wees geïnteresseerd
Iedereen die ooit succes heeft gehad met fondsenwerving of een inzamelingsactie, was in staat om zinvolle relaties op te bouwen. En je kunt geen betekenisvolle relaties opbouwen als je niet geïnteresseerd bent in de andere persoon.
Houd een paar vragen achter hand, die uit jouw onderzoek naar voren zijn gekomen. Misschien vraag je je prospect over hun carrière, hun toekomstplannen en projecten, dingen waar ze bij betrokken zijn. Luister ook zonder te onderbreken en stel vervolgens vragen, die laten zien dat je hebt geluisterd.
Bij het luisteren naar lange stukken, moet je je goed concentreren en trefwoorden en zinsdelen herinneren.
Als het jouw beurt is om te luisteren, besteed dan niet de tijd om te gaan plannen wat je vervolgens wilt gaan zeggen. Als je iets niet begrijpt, moet je natuurlijk de spreker om verduidelijking vragen. Maar in plaats van te onderbreken moet je wel wachten tot de spreker klaar is.
Om empathisch te kunnen handelen, moet je jezelf in de plaats van de ander plaatsen en jezelf toestaan om te voelen hoe zij zich op dat moment voelen.
Laat zien dat je begrijpt waarover de spreker het heeft door de gevoelens van de spreker te reflecteren. “Je moet wel opgewonden zijn geweest!” “Dat moet moeilijk zijn geweest.” “Ik kan zien dat je geen beslissing kunt nemen.” Knik af en toe. Glimlach en gebruik ook andere gezichtsuitdrukkingen. Zorg ervoor dat je houding open en geïnteresseerd is.
Tip van een professional: ben niet bang voor stilte. De meesten van ons voelen zich bij een stilte ongelooflijk ongemakkelijk en zullen zich tot het uiterste inspannen om het gesprek gaande te houden. Als je echter even pauzeert, nadat je iets hebt gezegd, of iets hebt bevestigd dat de prospect had gezegd, dan geef je hen de ruimte om meer te delen. Dit levert jouw op zijn beurt waardevolle informatie op die je vervolgens kunt gebruiken om het gesprek gaande te houden.
8. Durf te vragen om een donatie
Je hebt alles gedaan… Je hebt je onderzoek gedaan, je hebt de bijeenkomst opgezet, je hebt gepraat en je hebt een deel van het werk dat je hebt gedaan gedeeld. Het moment is aangebroken. En je raakt in paniek. Je hebt geen idee hoe je het echt kunt vragen. Op dit moment is het erg verleidelijk om het vaag te houden. Vaag is namelijk comfortabeler.
Je zou kunnen vragen: “Ik vroeg me af of je ons werk zou willen ondersteunen” of “We zouden je hulp met dit nieuwe project goed kunnen gebruiken.” “Hulp” en “ondersteuning” zijn echter niet specifiek genoeg en hebben voor verschillende mensen verschillende betekenissen.
In plaats daarvan, vraag je:
“Zou je een donatie van € 10.000 willen overwegen?”
Vraag altijd om een specifiek bedrag om bij te dragen aan de zaak. Laat jouw donateur niet gissen. Neem die last van hen af.
Je zou die donatie zelfs kunnen koppelen aan een zeer specifiek resultaat.
Bekijk dit voorbeeld eens, dat Joan Garry op haar blog heeft gedeeld:
“Zou je een donatie van € 489 willen doen? Ik weet dat dit een vreemd getal is, maar het is toevallig het aantal telefoontjes dat vorige week in onze helpdesk is binnengekomen. Kan ik op je rekenen?”
Als je nerveus wordt, bedenk dan dat mensen zich goed voelen om te doneren aan de doelen waar ze om geven en dat je middelen bedenkt om programma’s en projecten te ondersteunen, die de wereld veranderen!
9. Bedank je donateur
Of de donateur nu geeft of niet, jouw werk is nog niet klaar! Zorg ervoor dat je communiceert hoezeer je hun donatie of hun tijd op prijs stelt.
Bedank hen oprecht persoonlijk en zet indien van toepassing de discussie voort.
Stuur een gepersonaliseerde, met de hand geschreven bedankbrief, nadat je de donatie hebt ontvangen. Houd contact met de donateur via telefoon, de e-mail en social media. Markeer jouw donateurs in je jaarverslag of ergens op jouw website (vraag wel eerst toestemming).
Nodig de donateur uit om het personeel te ontmoeten, nodig ze uit voor evenementen en probeer elkaar persoonlijk te blijven ontmoeten om hen te bedanken voor hun steun.
Door dit te doen, kun je jouw waardering tonen en jouw donateur laten zien dat je hun bijdrage erg waardeert. Door de relatie met de donateur te onderhouden en te verdiepen, laat je zien dat ze meer zijn dan een lopende portemonnee voor jou zijn.
En wanneer donateurs zich gewaardeerd voelen, nodigt hen dat uit om meer en ook langer te helpen! En ze zullen waarschijnlijk ook anderen voordragen.
Overige tips om donaties te ontvangen voor een inzamelingsactie
- Gebruik allerlei materialen (foto’s, visitekaartjes, brochures, een video of zelfs grafieken) om geloofwaardigheid en interesse toe te voegen.
- Als ze ‘nee’ zeggen, bied dan andere manieren waarop ze kunnen helpen. Vraag hen of zij iemand kennen, die nu een bijdrage kan leveren of vraag hen om jouw non-profitorganisatie op social media te delen.
- Vertraag en haal dieper adem, vooral als je nerveus bent.
- Gebruik een citaat van iemand, die van jouw diensten profiteert.
- Bij het vertellen van een verhaal over een begunstigde, voeg je gegevens zoals hun naam, baan of hobby’s toe, om potentiële donateurs te helpen die persoon te leren kennen en contact met hen te leggen.
- Overweeg eerst, voordat je ooit om geld vraagt, om jouw prospect uit te nodigen voor een gesprek om meer te kunnen vertellen over jouw zaak en mogelijkheden voor vrijwilligerswerk.
Nu jij weer
Persoonlijk om donaties vragen is een kunst. Hoewel het persoonlijk vragen om donaties de een makkelijker afgaat dan de ander, moet je om een geweldige fondsenwerver te worden, jarenlang leren en je ambacht perfectioneren.
Om persoonlijk om donaties te kunnen vragen, moet je je de angst voor afwijzing, falen en niet goed genoeg zijn overwinnen. Het vergt een bereidheid om te falen en om de moed te hebben om het opnieuw te proberen. Het vraagt om een bereidheid om te willen leren terwijl je constant op zoek bent naar wat werkt. Je moet je eigen authentieke stijl om fondsen te werven zien te vinden. En tot slot, misschien nog belangrijker, moet je houden van wat jouw organisatie in de wereld doet!
Bij Whydonate, streven we ernaar om jouw non-profit ervaring zo productief mogelijk te maken bij inzameling acties. Dit kan nu via ons online donatiesysteem is of via bronnen op ons blog over nonprofit organisaties.
